Апостилирование документов будет по электронному сканированному оригиналу документа

С 15 июня 2024 года вступают в силу изменения в правилах предоставления государственной услуги, касающиеся апостилирования официальных документов, которые исходит от органов юстиции, других государственных структур и нотариусов Казахстана. Эти изменения были утверждены приказом от 27 мая 2020 года № 58.

Теперь, при отправке заявки на апостилирование в электронном виде через портал Egov, необходимо подавать заявление на получение государственной услуги в цифровом формате, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП) заявителя.

Центр обслуживания населения (ЦОН) проверяет подпись и оттиск печати на соответствие электронному или сканированному оригиналу документа, который прикреплен к заявлению, а также соответствие заявления и приложенных документов требованиям Конвенции и Единых правил.

Если заявление и предоставленные документы соответствуют установленным требованиям, сотрудник ЦОН в тот же рабочий день через информационную систему «Е-Апостиль» формирует электронный апостиль на документе, который должен быть апостилирован, и направляет подписанный ЭЦП уполномоченного лица результат государственной услуги в «личный кабинет» заявителя на портале.

Апостилирование документов осуществляется на следующий рабочий день.

Услуга апостилирования предоставляется вне зависимости от места выдачи документа, при этом необходимо представить его в бумажном или электронном формате и произвести оплату государственной пошлины за получение апостиля.

Сотрудник, отвечающий за выдачу услуги, проверяет предоставленный документ, ставит на него штамп «апостиль» и передает результат услуги в виде электронного документа.

Важно отметить, что для успешного апостилирования документ должен соответствовать международным стандартам, установленным Гаагской конвенцией 1961 года, что подразумевает отсутствие каких-либо ошибок или несоответствий в данных. В случае возникновения сомнений относительно принадлежности документа представителю ЦОНа может потребоваться дополнительное подтверждение данных, что может замедлить процесс.

Кроме того, заявители могут отслеживать статус своей заявки через «личный кабинет» на портале Egov, что позволяет получать актуальную информацию о процессе апостилирования без необходимости личного визита в ЦОН.

Электронное апостилирование с использованием ЭЦП значительно упрощает процесс, исключая необходимость личного присутствия заявителя и сокращая временные затраты на оформление документов, что особенно удобно для тех, кто находится за пределами Казахстана и нуждается в получении апостиля для использования документов за границей.

Стоимость апостиля и необходимые документы для его оформления

Стоимость получения апостиля на официальных документах, выданных на территории Казахстана, составляет 0,5 МРП за каждый документ согласно пп.7) ст.615 Налогового кодекса РК.

При подаче заявки через портал требуются следующие документы:
1) электронное заявление, удостоверенное ЭЦП заявителя или одноразовым паролем, если абонентский номер заявителя подключен к учетной записи портала;
2) сканированная копия документа, который подлежит апостилированию, прикрепляется к электронному запросу;
3) нотариально заверенная доверенность, если обращается представитель физического лица;

4) доверенность от юридического лица, подписанная его руководителем или иным уполномоченным лицом, с печатью организации (при наличии) для обращения представителя юридического лица;

Доверенности, выданные или заверенные компетентным органом иностранного государства или уполномоченным лицом в установленных рамках и формате, могут приниматься только после процесса специального удостоверения (легализации или апостилирования) для сопоставления с оригиналом.
При необходимости изменения анкетных данных заявителя нужно приложить подтверждающие документы (выданные или удостоверенные компетентным органом иностранной страны и прошедшие удостоверение).
Для обращения наследников необходимо предоставить соответствующие документы.
Сотрудники получают цифровые документы через внедренную интеграцию с сервисом цифровых документов при согласии владельца документа, предоставленного через зарегистрированный на портале номер, с помощью одноразового пароля или короткого текстового сообщения, как ответ на уведомление портала.
Сведения о документах, удостоверяющих личность заявителя, подтверждающий документ об уплате пошлины (в случае оплаты через платежные системы), а также данные о регистрации актов гражданского состояния, осуществленных на территории Казахстана, сотрудники получают из государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».

Кроме того, важно учитывать, что срок обработки заявки на апостиль может варьироваться от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от загруженности органов, занимающихся этой процедурой. Рекомендуется подавать заявку заранее, если апостиль необходим в срочном порядке. Также стоит обратить внимание на возможность получения апостиля в других странах, так как процесс и стоимость могут отличаться в зависимости от законодательства соответствующего государства. Если у заявителя имеются вопросы, связанные с процессом получения апостиля, рекомендуем обратиться за консультацией к юристу, который имеет опыт работы в данной области.