Электронный акт выполненных работ: как выписывать.

Согласно пункту 2 статьи 1 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…», первичные учетные документы служат доказательством совершения хозяйственной операции. Эти документы могут оформляться как в печатном, так и в цифровом варианте. Как указано в пункте 6 статьи 7 того же закона, индивидуальные предприниматели и организации, создающие первичные документы в электронном формате, обязаны делать бумажные копии:

• для других участников сделки;
• по запросу государственных органов.

Если не поступило никаких запросов на предоставление бумажного документа, то организациям и индивидуальным предпринимателям разрешается использовать только электронные первичные документы.

Согласно пункту 7 статьи 1 закона №370-II от 07.01.2003 г. «Об электронном документе…», электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, поскольку полностью отражает его внешний вид и содержимое. Данная позиция поддерживается Министерством финансов Республики Казахстан.

Одним из примеров таких документов является электронный акт выполненных работ (ЭАВР), который находит широкое применение среди предпринимателей, занимающихся предоставлением услуг или используемых для услуг.

С 2019 года в Казахстане были внедрены электронные счета-фактуры – ЭСФ. Требование по их составлению установлено в пункте 2 статьи 412 Налогового кодекса. При оказании услуг основанием для создания ЭСФ является ЭАВР. Обмен ЭСФ и ЭАВР между контрагентами осуществляется через государственную информационную систему ИС ЭСФ в модуле «Акты выполненных работ», где также доступна функция создания и получения ЭАВР.

Что заполнять первым: ЭАВР или ЭСФ?

ЭАВР и ЭСФ подаются практически при каждой сделке, связанной с выполнением работ и услуг.

ЭСФ – это документ, необходимый для учета хозяйственной операции, особенно если в ее сумму включен НДС.

ЭАВР – это документ, фиксирующий результаты выполненных работ и оказанных услуг.

Эти документы не могут заменить друг друга. Для бизнесменов, осуществляющих деятельность в сфере услуг и работ, важно оформлять как ЭАВР, так и ЭСФ. Каков же порядок их оформления? Поскольку сведения о выполненной услуге или работе содержатся в ЭАВР, целесообразнее выделить ЭАВР первым, а затем составить ЭСФ. Оба вида документов можно создать на портале ИС ЭСФ.

Как оформить и подтвердить ЭАВР в ИС ЭСФ?

Чтобы зарегистрировать ЭАВР в системе ИС ЭСФ поставщик должен:

• войти в систему;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (появится Журнал АВР);
• нажать на кнопку «Создать АВР»;
• заполнить все обязательные поля (дата выписки, БИН, данные исполнителя и заказчика и т.д.);
• сохранить оформленный ЭАВР в Черновике, отправить его на подтверждение или закрыть форму.

Заказчик должен подтвердить ЭАВР в системе. Для этого следует:

• авторизоваться на портале;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (откроется Журнал АВР);
• найти ЭАВР со статусом «Не просмотрен» и нажать кнопку «Открыть»;
• после просмотра документа его можно подтвердить, нажав кнопку «Подтвердить» (это можно сделать как из Журнала, так и в открытой форме ЭАВР);
• подтвержденный ЭАВР необходимо зафиксировать с помощью электронной подписи, после чего документ получит статус «Подтвержден».

Какую дату указывать в ЭСФ, если даты выписки и подписания ЭАВР отличаются?

Практика показывает, что часто возникают ситуации, когда даты выписки ЭАВР поставщиком и его подписания покупателем различаются. Например, ЭАВР был создан поставщиком 10.02.2024 г., а покупатель подтвердил его 11.02.2024 г. Это приводит к несоответствию в отражении даты сделки в учете продавца и покупателя. Какой из дней следует считать датой сделки? Какую дату указать в ЭСФ?

Согласно пункту 4 статьи 7 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…», первичные документы (включая АВР или ЭАВР) должны составляться в момент совершения операции или сразу после её завершения.

Согласно пункту 3 статьи 379 Налогового кодекса, в общем случае датой совершения сделки по выполнению работ и оказанию услуг считается день их исполнения (т.е. дата подписания документ покупателем, который своей подписью подтверждает факт выполнения работы или оказания услуги). Исключения предусмотрены только для определенных случаев:

• банковские операции (пункт 4 статьи 379 НК);
• продажа тепла, воды, газа, связи (пункт 5 статьи 379 НК);
• услуги железнодорожного транспорта (пункт 6 статьи 379 НК);
• услуги, предоставленные нерезидентом (пункт 13 статьи 379 НК).

Также, в соответствии с пунктом 15 статьи 379 Налогового кодекса, если в документах, указанных в пунктах 3 и 13 данной статьи, содержится несколько дат, то датой подписания документа необходимо считать самую позднюю из указанных.

Следовательно, день оказания услуги соответствует дате, указанной в АВР или ином документе, который подтверждает факт предоставленной услуги (за исключением счета-фактуры). При этом, самой поздней из указанных дат будет дата подписания ЭАВР заказчиком.

Если поставщик оформил ЭАВР 10.04.2024 г., а покупатель утвердил его 11.04.2024 г., то датой совершения сделки будет 11.04.2024 г., которая и должна быть указана в ЭСФ. Счет-фактура должна быть составлена не ранее даты совершения оборота и не позднее 15 календарных дней после этой даты.