Как списать ГСМ

Как правильно организовать учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании? Процесс довольно прост, но требует четкого описания в Учетной политике предприятия.

В Учетной политике необходимо указать:

• правила учета ГСМ;
• нормы их расходования (нормы должны быть утверждены соответствующим приказом);
• порядок списания ГСМ;
• документацию, необходимую для подтверждения использования ГСМ.

Для списания ГСМ требуется комплект первичных документов, включающий:

• путевой лист;
• акт списания ГСМ;
• документы, подтверждающие закупку ГСМ.

Путевой лист является ключевым первичным документом, который должен содержать информацию о:

• количестве выданных ГСМ;
• показаниях спидометра на момент выезда и возвращения;
• маршруте, подтверждающем деловой характер поездки и связанных с ней расходов на транспорт.

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит доказательством вида, стоимости и объема полученных и оплаченных ГСМ. В случае, если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС обязана оформить накладную на отпуск запасов и электронную счет-фактуру.

В бухгалтерском учете приобретенные ГСМ отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы» как запасы.

Нормы списания ГСМ, которые определяют количество топлива, подлежащего списанию по отчетам водителей, устанавливаются компанией исходя из линейных норм расхода топлива, опираясь на «Правила нормирования расхода топливно-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортных и специальных машин».

Для осуществления расчетов за ГСМ создается специальная топливная карта, на которую компания перечисляет средства. Эта карта позволяет закупить определенное количество ГСМ, которые становятся собственностью компании в момент фактической заправки на АЗС. Также могут выдаваться талоны на получение ГСМ.

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет отчет о заправках автомобилей по талонам или топливной карте. Если у компании несколько топливных карт, информация предваряется по каждой из них (время, место, количество топлива).

Кроме того, в конце месяца или через неделю (периодичность устанавливается самой компанией) водители обязаны предоставить бухгалтерии путевые листы и чеки, полученные на АЗС, в подтверждение полученного количества ГСМ.

Бухгалтер, опираясь на данные о пробеге, установленные нормы списания и прочие факторы, рассчитывает расход и оформляет списание ГСМ. Списание оформляется актом по форме З-6.

Списание ГСМ, находящихся на подотчете водителей, осуществляется по фактическому расходу, но не должно превышать рассчитанные нормы.

В бухгалтерском учете приход и списание ГСМ фиксируются следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - перечисление аванса поставщику ГСМ.
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - получение ГСМ.
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списание ГСМ на расходы предприятия.

Важно также учитывать, что ведение учета ГСМ включает в себя регулярный мониторинг использования ГСМ. Рекомендуется проводить инвентаризацию материалов, чтобы предотвратить возможные несоответствия между фактическими запасами и учетными данными.

При установлении норм расхода ГСМ целесообразно учитывать специфические особенности работы предприятия: характер выполняемых работ, условия эксплуатации транспортных средств, а также наличие систем автоматизированного учета, позволяющих более точно отслеживать расход. Также может быть полезным внедрить программное обеспечение для управления ГСМ, которое обеспечивает автоматический расчет норм расхода и упрощает документооборот.

Обучение сотрудников, ответственных за учет и списание ГСМ, является ключевым элементом в процессе управления. Наличие четких инструкций и регулярные обучения помогут минимизировать ошибки и улучшить результаты учета материалов.