Денежные расчеты в компании (ПКО и РКО)

Организации и предприниматели, занимающиеся бухгалтерским учетом, обязаны соблюдать правила приема и выдачи наличных средств. Также необходимо правильно оформлять все кассовые документы.

Прежде всего, кассир или другое уполномоченное лицо должно удостовериться в genuineness принимаемых денег: проверить, не вышли ли банкноты и монеты из обращения, не подделаны ли они, и проверить их сохранность.

Следует отметить, что не все поврежденные или рваные банкноты могут быть сданы в Нацбанк, банках второго уровня или использованы в отделениях почты. Для этого банкнота должна сохранять не менее 70% своей площади. Если сохранность составляет более 50%, существует возможность подачи банкноты на экспертизу в Нацбанк, что занимает до 30 дней, и в дальнейшем она может быть обменяна. Поэтому проверка банкнот должна проводиться сразу же при их получении от клиента для избежания дополнительных трудностей.

Далее необходимо правильно оформить кассовые документы. Существуют два основных вида:

• приходный кассовый ордер по форме КО-1 (оформляется при поступлении наличных в кассу);
• расходный кассовый ордер по форме КО-2 (используется при выдаче наличных из кассы).

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) оформляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом. На нем также ставится печать кассира, после чего он регистрируется в журнале учета приходных и расходных документов (форма КО-3). Этот ордер включает две части: сам ордер и квитанцию, которая передается лицу, внесшему деньги.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) также создается в единственном экземпляре, подписывается руководителем компании или ИП, а также главным бухгалтером. Этот документ регистрируется в журнале учета кассовых документов. Обязательно должно быть указано основание для выдачи средств. При этом кассир обязан запросить у получателя паспорт или удостоверение личности, записав данные документа.

Если выдача средств осуществляется по доверенности, в тексте ордера после Ф.И.О. получателя следует указать Ф.И.О. лица, которому доверено получение средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Когда зарплата выплачивается наличными, не нужно оформлять расходный кассовый ордер для каждого работника. В таком случае составляется платежная ведомость, где указываются Ф.И.О. работников и суммы к выплате. Для общей суммы зарплаты оформляется один расходный ордер, а его дата и номер записываются на ведомости.

Если требуется производить единовременную выплату заработной платы или других выплат, в таком случае составляется расходный кассовый ордер на конкретного получателя.

Если какой-то сотрудник не получил зарплату в срок, в ведомости делают отметку «Депонировано» (при помощи штампа или вручную). Затем кассир составляет реестр депонированной суммы и суммирует фактически выплаченные и депонированные суммы.

После этого запись о фактически выплаченной сумме заносится в кассовую книгу. В ведомости проставляется номер расходного кассового ордера, по которому производилась выплата.

Формы КО-1 и КО-2 заполняются четко и аккуратно, с использованием шариковой ручки или чернил, либо могут быть распечатаны. В документах не должно быть исправлений (даже оговоренных). Кроме того, ордера требуют погашения: это делается с помощью штампа или подписи «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Важно отметить, что все кассовые операции должны фиксироваться в соответствии с установленными внутрикорпоративными регламентами и правилами. Важно сохранять все копии документов не менее трех лет для возможных проверок и контроля со стороны налоговых и финансовых органов. Кроме того, кассир обязан помнить о нормах по cash flow, чтобы избежать кассовых разрывов и непредвиденных ситуаций в работе с денежными средствами.

Также стоит обращать внимание на периодичность инвентаризации кассовых средств, что позволяет выявить возможные недостачи или избытки, а также повысить общую прозрачность кассовых операций. Регулярная сверка данных из кассовых документов с отчетом о доходах и расходах способствует поддержанию финансовой дисциплины в компании и повышению ответственности кассиров и бухгалтеров за ведение учета наличных средств.