ЭСФ не выписан физлицу: обязательно ли выписывать с нарушением сроков выписки?

Согласно правилам, выписка электронного счета-фактуры (ЭСФ) при продаже товаров должна производиться в течение 15 календарных дней. В ситуации, когда индивидуальный предприниматель (ИП), не являющийся плательщиком НДС, реализует товар физическому лицу и не оформляет ЭСФ в установленный срок, возникает вопрос: следует ли делать это позже, если покупатель не требует документ? Также интересует вопрос о возможных штрафах за отсутствие выписки ЭСФ.

Обратимся к Налоговому кодексу Республики Казахстан.

Согласно подпункту 13 пункта 1 статьи 412 НК РК, выписка счета-фактуры не требуется в следующих случаях:

• при продаже товаров, работ и услуг, оплата за которые производится наличными вместе с чеком ККМ или через терминалы, с использованием POS-терминала;
• при продаже товаров, работ и услуг физическим лицам с расчетом, произведенным с применением электронных денег или электронных платежных систем.

Даже в ситуациях, указанных в подпунктах 2, 5, 7 пункта 1 статьи 412 НК РК, документ не обязательный при продаже:

• физическим лицам, использующим товар для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• субъектам микропредпринимательства согласно Предпринимательскому кодексу РК.

Кроме того, налогоплательщик может оформить один ЭСФ на товары, реализованные в течение дня, если расчеты соответствуют условиям, изложенным в подпунктах 1 и 2 пункта 13 статьи 412 НК РК.

Согласно пункту 14 статьи 412 НК РК, если покупатель требует выписку счета-фактуры в течение 180 календарных дней с момента продажи, продавец обязан выполнить это требование.

За отсутствие выписки ЭСФ, когда это обязательное условие соблюдаем, а также за отказ выполнить требования покупателя предусмотрены санкции согласно статье 280-1 Кодекса об административных правонарушениях РК:

• первый случай – предупреждение;
• повторное нарушение – штраф от 40 до 150 МРП.

Нарушение сроков при выписке ЭСФ также влечет:

• предупреждение;
• штраф в размере от 20 до 100 МРП.

Таким образом, если ИП, не являющийся плательщиком НДС, не оформил ЭСФ для физического лица и данный документ не был запрошен покупателем (у него остается 180 календарных дней для требования), то в этом случае нарушений законодательства нет, и выписки не требуется. Штрафа за отсутствие документа в данной ситуации не предусмотрено.

Если же ИП не выполнил обязательство по выписке ЭСФ и впоследствии покупатель потребовал документ в течение указанных 180 дней, ЭСФ нужно оформить. Важно получить от покупателя письменное обращение с указанием даты продажи, что поможет физическому лицу подтвердить соблюдение срока 180 дней перед налоговыми органами. Штрафов в этом случае также не последует.

Штрафы накладываются лишь в тех случаях, если ИП вообще не выполняет обязательства по выписке ЭСФ, когда это обязательно, или допускает нарушения сроков при оформлении таких документов.

Рекомендуется также вести учет всех сделок и обеспечивать наличие всех сопутствующих документов, даже если они не обязательны. Это поможет избежать недоразумений и упростит процесс взаимодействия с налоговыми органами в будущем. Лучше заранее уточнять у покупателей их потребности в документации, чтобы не допустить потенциальных запросов на выписку ЭСФ после истечения установленных сроков.

Если возникают сомнения по поводу необходимости выписок и возможных последствий, рекомендуется консультироваться с налоговыми специалистами или юристами, чтобы быть в курсе текущих изменений в законодательстве и избежание возможных штрафов.