Может ли ТОО арендовать авто у директора?

В практике многие компании заключают контракты аренды автомобилей с физическими лицами, оформляя это через договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Однако следует разобраться, можно ли арендовать транспортное средство у директора своей организации и нужно ли будет предоставлять какие-либо дополнительные отчеты. Погрузимся в детали…

Согласно действующему законодательству, ТОО и ИП могут устанавливать договора со своими сотрудниками, включая соглашения об аренде личного автомобиля работника для служебных нужд. Это также касается директора, поскольку он является трудовым работником компании.

Если сотрудник предоставляет свой личный автомобиль в аренду юридическому лицу, доход от этой аренды классифицируется как доход физического лица, подлежащий налогообложению по ставке 10% на уровне источника выплаты (подобные положения изложены в ст.353 Налогового кодекса РК).

Компания, которая выступает в роли налогового агента, несет ответственность за расчет, удержание и перечисление данного налога, что предусмотрено в ст.350 Налогового кодекса РК.

Таким образом, если будет оформлен договор ГПХ с директором на аренду его личного автомобиля для служебного использования, организации нужно будет учесть следующие налоговые обязательства:

• Уплата ИПН на уровне источника выплаты по ставке 10%;
• Уплата обязательных pensionных взносов (ОПВ) по ставке 10%;
• Уплата обязательного социального медицинского страхования (ОСМС) по ставке 2%.

Важно отметить, что работник, сдающий свой автомобиль в аренду компании, не обязан регистрироваться в налоговых органах в качестве индивидуального предпринимателя. В свою очередь, компания фиксирует доход физического лица, заполняя форму 200.00. У физического лица отсутствуют обязательства по предоставлению отчетности.

К договору аренды автомобиля необходимо приложить следующие документы:

• Акт приема-передачи транспортного средства;
• Копии документов, подтверждающих право собственности на автомобиль;
• Технический паспорт автомобиля;
• Иные необходимые документы.

Компания может учитывать расходы на топливо, связанные с эксплуатацией автомобиля, основываясь на следующих документах:

• Путевых листах;
• Чеках на приобретение топлива;
• Счетах-фактурах от поставщиков.

Кроме того, при заключении договора аренды с директором стоит обратить внимание на вопросы, касающиеся стоимости аренды. Она должна быть обоснованной и рыночной, чтобы избежать возможных претензий со стороны налоговых органов о занижении доходов или нецелевом использовании средств. Также важно учитывать правила бухгалтерского учета и учёт ТО по соответствующим стандартам.

Ограничения по применению такого договора могут быть связаны с внутренними нормами компании. Например, в некоторых организациях могут существовать регламенты о ненадлежащем использовании служебного транспорта. Поэтому перед заключением договора целесообразно проконсультироваться с юристом компании или специалистом по налоговому учету.

Выросшая популярность альтернативных видов транспортных услуг, таких как каршеринг и рента, может также предоставить дополнительные варианты для компании в плане снижения затрат на транспорт и легкости в управлении парк автомобилей.