Чем грозит отсутствие учетной политики организации.

Многие специалисты в области бухгалтерии зачастую недооценяют значение учетной политики, рассматривая её как нечто формальное. Некоторые даже не считают нужным иметь ее в компании, несмотря на то, что законодательство в сфере бухгалтерии прямо требует наличия такого документа. Однако данный подход является ошибочным. Правильно оформленная учетная политика может стать важным инструментом как для упрощения работы бухгалтера, так и для защиты интересов компании в спорах с налоговыми органами. В следующем разделе мы рассмотрим, какую именно пользу может принести детально прописанная учетная политика, а также какие проблемы могут возникнуть в её отсутствие.

Что представляет собой учетная политика?

Учетная политика – это документ, который служит основой для ведения бухгалтерского учета в организации. Этот процесс инициируется бухгалтером в сотрудничестве с руководством компании. Существуют уже готовые шаблоны учетной политики, адаптированные под разнообразные сферы деятельности. Однако наилучший вариант – это разработка и утверждение учетной политики на этапе создания компании с учетом её уникальных особенностей. Даже в одной отрасли, две компании могут обладать различными подходами к учету расходов, распределению прибыли и другим аспектам, что подчеркивает важность индивидуального подхода.

В учетной политике необходимо учесть даже самые незначительные аспекты учета:

• какие проводки использовать для оформления покупки и продажи товаров;
• каким образом учитывать приобретенные нематериальные активы;
• как вести учет материалов, затраченных на ремонт офисных помещений;
• как учитывать расходы на офисные канцелярские принадлежности и воду для сотрудников;
• как начислять амортизацию на основные средства и другие аспекты.

Почему учетная политика так важна?

Несмотря на то, что в компании ежедневно происходит множество хозяйственных операций, все они, как правило, следуют установленным образцам. Потратив время на оформление процесса учета каждой стандартной операции, можно быть уверенным в следующих аспектах:

• в корректности и едином подходе к отражению подобных операций в учете;
• в надежности финансовых отчетов, передаваемых в налоговые органы;
• в отсутствии проблем при передаче дел и обеспечении стабильности учетной работы при замене бухгалтера.

С актуальной учетной политикой организация сможет избежать путаницы, когда одни и те же активы в одном отчетном периоде могут быть отнесены к запасам, а в другом – к основным средствам. Это, в свою очередь, предотвратит сложности с начислением налогов, таких как налог на имущество. Соблюдение установленной учетной политики даст возможность поддерживать единый подход даже при смене бухгалтерского работника.

Кто обязан разрабатывать учетную политику?

Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете…» № 234 от 28.02.2007 г., юридические лица и индивидуальные предприниматели, обязанные вести бухгалтерский учет, должны иметь свою учетную политику. Исключение составляют те организации и предприниматели, которые:

• используют специальный режим на основании патента или упрощенной декларации;
• не зарегистрированы в качестве плательщиков НДС;
• не относятся к субъектам естественных монополий.

Наличие индивидуальной учетной политики в каждой организации объясняется тем, что законодательство формулирует общие правила учета, однако каждая отрасль имеет свои особенности. Именно поэтому бухгалтерам следует опираться не только на закон №234, но и на:

• Правила ведения бухгалтерского учета;
• стандарты МСФО (или МСФО для МСБ);
• стандарты НСФО.

Тем не менее, все нюансы учета должны быть подробно прописаны в отдельной учетной политике конкретной организации.

Какие последствия может иметь отсутствие учетной политики?

Так как наличие учетной политики является обязательным согласно закону, за ее отсутствие предусмотрены предупреждения или штрафы по статье 276 КоАП РК.

Предупреждение выносится, если первый раз выявляется отсутствие утвержденного документа. При повторном нарушении в течение года после первого предупреждения, налагается штраф:

• для малых предпринимателей - 25 МРП;
• для среднего бизнеса - 50 МРП;
• для крупного бизнеса - 75 МРП.

Тем не менее, штраф не является самым серьезным последствием отсутствия учетной политики. Гораздо большие потери может понести организация из-за необходимости доначисления налогов в случае выявления ошибок в учете.

Например, если трудовыми договорами предусмотрено, что при увольнении стоимость выданной работнику спецодежды признается его доходом, отсутствие учетной политики могло привести к тому, что бухгалтер, не имея времени и возможности погружаться в условия каждого договора, просто спишет стоимость спецодежды как расходы. В итоге это приведет к следующему:

• завышению расходов;
• понижению КПН;
• недоначислению НДС;
• штрафу за заниженную сумму по налоговым платежам.

Штрафы за занижение суммы налоговых платежей устанавливаются согласно пункту 2 статьи 278 КоАП РК и зависят от размера заниженной суммы:

• для малых и средних предпринимателей - 30%;
• для крупных предпринимателей - 50%.

Аналогичные трудности могут возникнуть и при использовании стандартной шаблонной учетной политики, которая была утверждена "для галочки" и не учитывает особенности конкретной компании.

Например, если по правилам, указанным в шаблоне, канцелярские принадлежности, купленные для сотрудников, должны списываться по мере использования, то бухгалтер может не обратить на это внимание и списать всю сумму сразу. В результате, при проверке налоговые органы могут обнаружить несоответствие между прописанным в учетной политике и фактическим порядком учета канцелярских товаров. Для исправления ситуации бухгалтеру придется:

• исключить расходы из вычетов по КПН;
• доначислить КПН;
• начислить пени на сумму доначисления за весь период.
• представить дополнительный отчет;
• доплатить сумму КПН и уплатить пени.

Кроме дополнительных затрат времени и финансов, придется уплатить еще и штраф за занижение налоговых обязательств по статье 278 КоАП РК, который также рассчитывается в процентах от начисленных налогов:

• для субъектов малого бизнеса - 20%;
• для субъектов среднего предпринимательства - 50%;
• для субъектов крупного предпринимательства - 80%.

Также следует ожидать штраф за нарушение норм законодательства в области бухгалтерского учета (статья 238 КоАП РК) в размере 50 МРП, который должен будет уплатить бухгалтер, если нарушение не будет устранено в течение 10 рабочих дней после получения уведомления.

Как правильно составить учетную политику?

Существует несколько подходов к составлению актуальной учетной политики:

• разработать ее самостоятельно, изучив нормативные документы и проанализировав внутренние процессы вашей организации;
• обратиться в специализированную компанию, чтобы заказать индивидуальную разработку учетной политики.

Во втором случае можно быть уверенным, что будут учтены все нюансы и особенности работы вашей организации, и останется только следовать правилам, изложенным в документе.