Электронный документооборот (ЭДО) в сервисе «Бизнес-помощник» предоставляет возможность создавать, подписывать и обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и сотрудниками без необходимости печати и физической передачи бумажных копий.
Система предлагает следующие возможности:
- Создание документов из раздела «Бухгалтерия» или загрузка PDF с компьютера
- Электронное подписание через NCALayer или мобильное приложение eGov
- Гибкая последовательность подписания — любая сторона может подписать первой
- Отслеживание статусов в реальном времени
- Юридическая сила подписанных документов согласно законодательству РК
- Удобное архивирование для организации документов
Подключение организации к ЭДО
Для начала работы с электронным документооборотом необходимо добавить организацию с действующим ИИН/БИН в разделе «Мои реквизиты» и активной подпиской в сервисе «Бизнес-помощник».
Системные требования
Для подписания через NCALayer
- Установленное приложение NCALayer
- Действующий ключ ЭЦП на физическом носителе
- Поддерживаемые браузеры: Chrome, Firefox, Safari, Edge
Для подписания через мобильное приложение
- Приложение eGov Mobile или eGov Business (последняя версия)
- Смартфон с камерой для сканирования QR-кода
- Доступ к интернету
Структура и организация документов
Все документы в системе распределены по четырем папкам для удобной навигации:
| Входящие | Документы от контрагентов | Документы, ожидающие вашей подписи |
| Исходящие | Созданные вами документы | Документы в процессе согласования |
| Завершенные | Завершенные документы | Подписанные или отозванные документы |
| Архивные | Архив для хранения | Документы, перемещенные в архив вручную |
Создание документов
Система предлагает два способа создания документов в ЭДО.
Способ 1: Создание из раздела «Бухгалтерия»
Применяется для проведенных документов следующих типов:
- Накладная
- Акт/Накладная
- Доверенность
- Договор
- Трудовой договор
- Акт сверки
Порядок действий:
- Откройте проведенный документ в разделе «Бухгалтерия»
- Нажмите кнопку «Создать в ЭДО»
- Система автоматически заполнит: наименование, дату, номер и тип документа
- Проверьте корректность данных
- Отправьте документ на подписание
Важно: документ из Бухгалтерии связан с документом в ЭДО. После перехода в статус «На подписании» редактирование документа-основания в Бухгалтерии становится невозможным.
Способ 2: Загрузка документа с компьютера
Применяется для любых документов в формате PDF размером до 15 МБ. Порядок действий:
- Перейдите в раздел «ЭДО» → «Исходящие»
- Нажмите «Добавить документ»
- Заполните форму:
- Получатель: выберите Сотрудника или Контрагента
- Тип документа: выберите из справочника
- Номер документа: укажите номер
- Дата документа: выберите дату
- Загрузите PDF-файл документа
- Нажмите «Сохранить»
Технические требования к файлам:
| Формат | Только PDF |
| Максимальный размер | 15 МБ |
| Количество файлов | Один файл на документ |
| Защита паролем | Не поддерживается |
Описание статусов
«Создан»
Характеристики:
- Начальный статус сразу после создания документа
- Внешняя ссылка уже активна и доступна получателю
- Получатель может просмотреть документ и подписать его по ссылке
«На подписании»
Характеристики:
- Документ получил хотя бы одну подпись (от любой стороны)
- Статус сохраняется до получения второй подписи или до отзыва
- Оба подписанта видят актуальный статус и информацию о полученных подписях
«Подписан»
Характеристики:
- Документ успешно подписан обеими сторонами
- Обе ЭЦП прикреплены к документу
«Отозван»
Характеристики:
- Документ отозван отправителем
- Внешняя ссылка становится недействительной
- Получатель больше не видит документ по ссылке
Матрица доступных действий
| Редактировать | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Удалить | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Подписать | ✅ | ✅* | ❌ | ❌ |
| Отозвать | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Скачать | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Создать копию | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| В архив | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
Способ 1: Подписание через NCALayer (ЭЦП-ключ)
Требования:
- Установленное приложение NCALayer (актуальная версия)
- Физический носитель с ключом ЭЦП
- Ключ ЭЦП, зарегистрированный на БИН/ИИН организации
Пошаговая инструкция:
1. Подготовка
- Убедитесь, что служба NCALayer запущена
- Подключите носитель с ключом ЭЦП к компьютеру
2. Подписание
- Откройте документ для подписания
- Нажмите кнопку «NCALayer»
- В появившемся окне NCALayer выберите ключ ЭЦП
- Введите пароль от ключа
- Подтвердите подписание
3. Подтверждение
- Дождитесь обновления статуса (обычно 5-10 секунд)
- Если вы подписали первым, статус изменится на «На подписании»
- Если вы подписали вторым, статус изменится на «Подписан»
Важно: выбирайте ключ, соответствующий БИН/ИИН вашей организации. При несоответствии система выдаст ошибку: «БИН/ИИН не соответствует созданному документу».
Способ 2: Подписание через eGov Mobile / eGov Business
Требования:
- Установленное приложение eGov Mobile или eGov Business
- Смартфон с камерой
- Доступ к интернету
- Активная учетная запись в eGov
Пошаговая инструкция:
1. Получение QR-кода
- Откройте документ для подписания
- Нажмите кнопку «eGov QR»
- На экране отобразится QR-код
2. Сканирование
- Откройте приложение eGov Mobile/Business
- Выберите функцию «eGov QR» (сканирование QR-кода)
- Наведите камеру смартфона на QR-код на экране
3. Подписание
- Приложение откроет экран подписания
- Ознакомьтесь с содержимым документа
- Нажмите кнопку «Подписать»
- Подтвердите действие в приложении
4. Подтверждение
- Вернитесь к экрану с документом на компьютере
- Дождитесь автоматического обновления статуса (20-30 секунд)
- Проверьте, что подпись успешно добавлена
Подписание для получателя
Получателю не требуется регистрация в системе «Бизнес-помощник» для подписания документа. Что видит получатель по внешней ссылке:
- PDF-документ для ознакомления
- Текущий статус документа («Создан», «На подписании» или «Подписан»)
- Кнопку «Подписать» (если получатель еще не подписал документ)
- Информацию о подписантах и датах подписания
Отправка ссылки для подписания
Поделиться ссылкой можно несколькими способами:
1. WhatsApp
Нажмите иконку WhatsApp, выберите контакт получателя и отправьте сообщение.
2. Email
Нажмите иконку Email, укажите адрес получателя и отправьте письмо.
3. Копирование ссылки
Нажмите «Скопировать ссылку» и отправьте ее любым удобным способом.
Управление документами
Отзыв документа
Отзыв необходим для предотвращения подписания документа, который стал недействительным или содержит ошибки. Когда доступен отзыв:
- Только для документов в статусе «На подписании»
- Независимо от того, подписала ли одна из сторон документ
- Даже если получена одна подпись, отзыв остается возможным
Порядок действий:
- Откройте документ в статусе «На подписании»
- Нажмите кнопку «Отозвать»
- Подтвердите действие
Последствия отзыва:
- Документ переходит в статус «Отозван»
- Внешняя ссылка становится недействительной
- Получатель больше не может просмотреть или подписать документ
Скачивание документов
После подписания доступны различные версии документа:
| Оригинал | Исходный PDF без подписей | Для печати, ознакомления |
| Электронная карточка | Документ с визуализацией подписей | Для печати, передачи третьим лицам |
| Версия для ezSigner | Формат для проверки подлинности | Проверка легитимности документа |
Проверка подлинности через ezSigner:
- Скачайте версию документа для ezSigner
- Перейдите на сайт ezsigner.kz
- Загрузите файл для проверки
- Система отобразит информацию о подписях:
- Валидность подписей
- Данные подписантов
- Даты подписания
- Статус сертификатов
Архивирование документов
Назначение архива
Архив — это специальная папка для удобной организации завершенных документов. Архивирование не удаляет документы из системы, а лишь перемещает их для упрощения навигации по активным документам. Важно знать:
Документы в архиве сохраняются бессрочно и доступны для возврата в любой момент.
Перемещение в архив
Какие документы можно архивировать:
- Документы со статусом «Подписан»
- Документы со статусом «Отозван»
Порядок действий:
- Откройте документ в папке «Завершенные»
- Нажмите кнопку «В архив»
- Документ переместится в папку «Архивные»
Возврат из архива
Порядок действий:
- Перейдите в папку «Архивные»
- Откройте нужный документ
- Нажмите кнопку «Из архива»
- Документ переместится обратно в папку «Завершенные»
Часто задаваемые вопросы
Общие вопросы
В: Кто должен подписать документ первым? О: Последовательность подписания не важна. Первой может подписать любая сторона — отправитель или получатель. После первой подписи документ переходит в статус «На подписании».
В: Видит ли получатель документ сразу после создания? О: Да, внешняя ссылка активна с момента создания документа (статус «Создан»). Получатель может просмотреть и подписать документ сразу после получения ссылки.
В: Могу ли я редактировать документ после отправки ссылки? О: Да, пока документ находится в статусе «Создан» (никто еще не подписал). Как только любая сторона подписывает документ, он переходит в статус «На подписании» и редактирование становится невозможным.
В: Сколько времени действует ссылка для подписания? О: Ссылка действует бессрочно до тех пор, пока документ находится в статусе «Создан», «На подписании» или «Подписан». При отзыве документа ссылка становится недействительной.
В: Нужно ли получателю регистрироваться в системе? О: Нет, получатель может подписать документ по внешней ссылке без регистрации в «Бизнес-помощнике».
Вопросы о статусах
В: Можно ли отозвать документ после того, как одна сторона уже подписала? О: Да, отзыв возможен на любом этапе статуса «На подписании», независимо от наличия одной подписи. При отзыве полученная подпись аннулируется.
В: Что делать, если получатель случайно получил ссылку на чужой документ? О: Немедленно отзовите документ. Ссылка перестанет работать, и получатель не сможет просмотреть или подписать документ.
В: Можно ли отредактировать подписанный документ? О: Нет, редактирование подписанного документа невозможно. Необходимо создать новый документ или оформить дополнительное соглашение.