Как списать безнадежную дебиторскую задолженность?

Ситуации, когда товар или оборудование продаются контрагентам с отсрочкой платежа или частичной оплатой, довольно распространены. В результате у продавца возникает дебиторская задолженность. Если контрагент не осуществляет ее оплату в течение длительного времени, а срок исковой давности истек, то возникает вопрос: что делать с такой задолженностью? Возможно ли просто списать эту сумму в бухгалтерском учете?

Рассмотрим законодательные нормы, касающиеся данного вопроса: Гражданский кодекс и Налоговый кодекс.

Согласно статье 178 Гражданского кодекса и пункту 4 статьи 248 Налогового кодекса, общий срок исковой давности составляет три года. В отдельных случаях этот срок может быть продлен или сокращен.

Начало течения срока исковой давности фиксируется с момента, когда лицо стало осведомлено или должно было узнать о нарушении своих прав. Однако стоит помнить, что течение этого срока может быть приостановлено, если должник предпринимает любые действия, свидетельствующие о признании долга:

• подписание акта сверки;
• выставление претензий;
• частичная оплата долга;
• предоставление письменных ответов на запросы о погашении задолженности.

Если за последние три года таких действий не предпринималось, задолженность может быть признана сомнительной и списана.

Сомнительные задолженности можно отнести на вычеты в пределах суммы ранее учтенного дохода от продажи товаров (выполненных работ или оказанных услуг).

Если продавец также является плательщиком НДС, он может уменьшить облагаемую базу по такому доходу в случаях:

• по истечении трех лет с начала налогового периода, в котором был учтен НДС, связанный с сомнительным требованием;
• в налоговом периоде, когда принято решение суда об исключении должника, признанного банкротом, из Национального реестра БИН.

Списание задолженности необходимо сделать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В бухгалтерии для списания сомнительных требований применяются два подхода:

1. метод прямого списания (сумма сомнительной задолженности напрямую относится на расходы и потом отражается в отчете о финансовых результатах компании);
2. метод формирования резерва.

Какой из методов будет использован в конкретной компании, нужно отразить в Учетной политике.

Что касается налогового учета, в соответствии с пунктом 8 статьи 248 Налогового кодекса, вычету подлежат требования, признанные сомнительными в соответствии с правилами Налогового кодекса.

Необходимо правильно определить дату истечения срока исковой давности, так как вычет сомнительной задолженности должен быть произведен в году, когда произошло признание. Корректировка НДС по сомнительным требованиям выполняется в том квартале, когда это произошло (статья 105 Налогового кодекса).

Если не удастся в срок произвести списание безнадежного требования, исправить ошибку в текущем периоде не получится, и потребуется корректировка отчетности за прошлые периоды, что является сложной и трудоемкой задачей.

Списать сомнительные требования возможно при соблюдении следующих условий:

• наличие документов, подтверждающих наличие требований;
• учет требований в бухгалтерии в момент их списания или в предыдущие отчетные периоды;
• в случае признания должника банкротом необходимо иметь копию судебного решения о завершении процедуры банкротства.

Для официального списания задолженности следует провести инвентаризацию:

1. издать приказ о создании инвентаризационной комиссии;
2. комиссия исследует информацию о контрагенте и проверяет первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договора и акты сверок);
3. по итогам инвентаризации комиссия составляет справку или служебную записку с анализом причин образования задолженности;
4. издать приказ о списании задолженности.

При списании безнадежной задолженности используются следующие бухгалтерские проводки:

• Списание сомнительного требования Дт 1290 «Резерв по сомнительным требованиям», Кт 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»;
• Корректировка ранее начисленного НДС Дт 1210, Кт 3130.

Таким образом, процесс списания безнадежной дебиторской задолженности требует внимательного подхода, соблюдения всех норм законодательства и корректного документирования.

Важно также учитывать, что списание дебиторской задолженности может повлиять на финансовые показатели компании, поэтому рекомендуется проводить регулярный мониторинг дебиторской задолженности и анализировать причины её возникновения. Более того, эффективная политика управления дебиторской задолженностью включает в себя не только списание безнадежных долгов, но и минимизацию рисков их возникновения в будущем.

Рекомендуется проводить обучение сотрудников, ответственных за работу с дебиторской задолженностью, и использовать программные решения для автоматизации учета и анализа дебиторской задолженности. Это позволит повысить эффективность работы и своевременно реагировать на риски.

Также стоит обращать внимание на судебную практику по подобным вопросам, так как изменения в законодательстве или новые судебные решения могут оказать влияние на процедуру списания и методы работы с дебиторской задолженностью.