Как правильно использовать ЭЦП за третьих лиц

Для выполнения требований законодательства, а также для облегчения процесса сдачи отчетности и других операций с электронной цифровой подписью (ЭЦП), физическим и юридическим лицам стоит обратить внимание на следующие законные способы:

1) оформление официальной доверенности

Согласно пункту 3 статьи 10 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», руководитель юридической организации или его заместитель вправе уполномочить сотрудника этого юридического лица или назначенное лицо (включая аутсорсеров) на подписание электронных документов.

Также физические лица или индивидуальные предприниматели могут в порядке гражданского законодательства оформить нотариальную доверенность, позволяющую их бухгалтеру или другому уполномоченному лицу подписывать документы. Важно при этом, чтобы каждый из участников использовал ЭЦП, зарегистрированную на свое имя.

При необходимости такие доверенности должны быть зарегистрированы в соответствующих государственных органах.

2) применение ЭЦП руководителя

Рекомендуется, чтобы руководители компаний сами подписывали отчетные документы, что обеспечивает соблюдение принципа личной ответственности при использовании ЭЦП.

Обращаем внимание, что как физические, так и юридические лица обязаны принимать все необходимые меры для защиты своей ЭЦП от несанкционированного доступа и использования.

Несоблюдение данных требований может привести к административной ответственности.

ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись лица, и влечет аналогичные правовые последствия при соблюдении законодательства Республики Казахстан об электронных документах и самом ЭЦП.

Важно упомянуть, что с 1 января 2016 года ответственность за неправомерную передачу закрытого ключа ЭЦП другим физическим и юридическим лицам установлена законом.

С учетом недавних изменений в законодательстве Республики Казахстан, касающихся ответственности за использование ЭЦП, физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели должны строго соблюдать законодательные нормы при оформлении и подписании отчетности, договоров и других электронных документов, а также при использовании ЭЦП для выполнения различных действий (например, авторизация, доступ к персональным данным и т.д.).

Кроме того, важно помнить о необходимости своевременной проверки работоспособности ЭЦП и актуальности информации, зарегистрированной в удостоверяющих центрах. В случае изменения данных (например, смены фамилии или организационно-правовой формы) следует оперативно обновлять информацию в регистрационных системах.

Рекомендуется также проводить регулярные тренинги для сотрудников, ответственных за работа с ЭЦП, чтобы минимизировать риск ошибок и повысить уровень знаний о правилах и процедурах, связанных с использованием электронной подписи.

В условиях цифровизации бизнеса внедрение надежных систем безопасности, включая защиту ЭЦП, должно стать неотъемлемой частью корпоративной стратегии управления рисками.